Zoom视频会议沟通工作的5个技巧

无论您是在家工作还是在办公室工作,沟通对于您的组织及其员工的成功至关重要。有效的沟通在建立强大、高效的团队以实现共同目标协作方面发挥着关键作用。

另一方面,无效的沟通会导致生产力和公司文化的崩溃,播下不信任和不确定性,或导致员工的困惑和沮丧。这可能会对您的组织产生严重影响,因此,如果您的团队正在为沟通不畅而苦苦挣扎,请继续阅读一些常见原因和提示,以改善您在工作中的沟通方式。

为什么工作场所的沟通很复杂?

技术使我们之间的联系比以往任何时候都更加紧密,即使我们的移动性越来越强。借助智能手机、笔记本电脑、平板电脑和其他设备,即使我们不在实体办公地点,我们也可以立即与同事和客户联系。

这个“灵活的时代”导致我们处理工作的方式发生了巨大变化,并发现了新的机遇。但随时随地工作的能力也带来了一些新的沟通挑战。

以下是工作场所沟通可能会中断并变得无效的几个原因:

1.你有太多(不必要的)会议

视频会议使与同事会面变得更加容易,但仅仅因为我们可以,并不总是意味着我们应该这样做。在不明确会议应该完成什么的情况下过度安排可能会导致会议疲劳、会议期间多任务处理和无效的讨论,从而对工作场所的沟通产生负面影响。如果您曾经在离开会议时感到困惑或沮丧,这可能就是原因。

2.你“永远在线”——以一种糟糕的方式

当您拥有可让您始终保持连接以工作的设备时,它可能会导致您期望您始终可用。如果出于非紧急原因在白天或晚上的所有时间都与您联系,工作场所的沟通可能会变得复杂,甚至完全功能失调。

3.你进出办公室——其他人也一样

办公室不再是以前的工作场所中心。虽然远程、混合和分布式工作模式为员工提供了更大的灵活性,但您可能想知道,“每个人都在哪里?” 当试图在办公室里找人来提出一个想法时。如果没有合适的工具,有机协作会变得更加困难。

4.每个人都在使用不同的应用程序

如果您的组织没有有效的沟通解决方案,员工可能会转向他们喜欢的工具与同事沟通。这可能导致整个组织使用多个不同的应用程序或平台。员工可能不知道与同事沟通以获得响应的方式——是电子邮件、文本、Slack、Zoom Chat,还是完全其他的方式?

5.你不知道领导在想什么

随着越来越多的员工远程工作,很难感觉到与公司的整体愿景、战略和前景有联系,或者很难理解领导团队采取任何行动的理由。组织领导者需要经常以尽可能高的透明度与员工沟通,以获得信任并避免谣言或不满情绪传播。

如何改善工作场所的沟通

随着我们工作方式和工作地点性质的变化,沟通裂痕必然会发生。如果您在工作场所经历过上述任何或所有沟通的复杂性,这里有一些方法可以解决这些挑战并改善工作中的联系。

1.改善您的会议文化

如果您发现自己急于为每个问题安排会议,请问问自己是否可以使用快速电话或群聊代替。当您组织会议时,请确保您有一个议程,以便每个人都知道将要讨论的内容,并在清楚地阐明接下来的步骤或结果。查看我们的清单,了解更愉快、更高效的会议,了解如何改善会议文化。

2.为工作场所沟通设定界限

想改掉深夜回复工作邮件或短信的习惯吗?首先确定您的界限,例如在下午 6 点之后暂停沟通然后,了解您的工作场所沟通解决方案如何帮助您实现目标,例如在晚上将您的Zoom Chat状态设置为“请勿打扰”,并更新您的Zoom Phone 营业时间设置,因此电话会自动转到您的语音信箱。

3.使用专为虚拟协作设计的解决方案

如果您的虚拟或混合团队在实时协作方面遇到困难,请探索Zoom Whiteboard等解决方案,它为团队成员提供了一个持久的白板空间,以按照自己的节奏输入他们的想法和反馈。您还可以为特定项目设置 Zoom Chat 频道,并要求小组成员将文件、图像和想法放到一个地方。

4.通过平台体验简化沟通

创建更简化的通信体验需要在整个组织中保持一致,并且还需要员工的支持。仔细聆听您的员工需要什么,以便与他们的同事进行有效沟通,并找到他们真正想要使用的解决方案。一旦您在整个组织范围内实施了它,就可以让员工充分利用他们的通信平台。通过提供培训、可解决低效问题的流程以及帮助他们更好地沟通的简单提示和技巧,使切换变得简单直观。

5.创建开放的沟通文化——自上而下

领导层的一致沟通对组织文化至关重要。员工应该对与高管接触感到自在,并确信领导团队正在及时传达重要信息。在一致的基础上举行全公司范围的全体会议,让员工了解消息,使用Zoom 网络研讨会接触远程员工。高管还可以在公司聊天中保持活跃,或通过电子邮件频繁交流,让员工知道他们在附近并愿意接收消息。

什么是有效沟通的工具?

工作场所的有效沟通并不意味着 24/7 全天候连接——它意味着以有影响力的方式进行沟通,在正确的时间和地点向员工传达正确的信息。您可以使用的解决方案可以帮助您提高通信效率,从而减少交叉线并提高生产力。

混合团队之间有效沟通的工具主要是数字化和基于云的,允许远程和现场员工在不同地点进行协作。视频会议、聊天、文本、电子邮件、数字白板、网络研讨会和云电话解决方案可帮助员工灵活地应对各种情况。此外,您知道您的同事拥有所有相同的工具来高效工作并完成工作。



关于华万:

                       

华万成立于2013年,是工信部授权的多方通信运营商。华万是ZOOM中国区白标OEM合作伙伴。

华万致力于为中国企业统一通信提供优质解决方案,为中国企业的发展助力。

目前华万已经累计为近万家中国企业提供多方通信服务。

华万被授予国家高新技术企业。



下一步


如何能帮到您?